請求・入金の確認漏れを防ぐには？紙・Excelでできる工夫と、残る限界【印刷して使えるチェック表】
18秒の解説動画（音声なし）。再生ボタンを押すと読み込みます。
動画の内容：請求書は出したつもりでも、入金の確認ができているとは限らない。そこで、請求・入金チェック表1枚に、案件・請求先・請求額・請求日・支払期限・入金日・状態を書いておくと、入金日が空のままの案件がひと目で分かる、という流れです。
請求書を出したつもりだったのに、出ていなかった。入金されているはずなのに、確認していなかった。
催事が続く時期は、手配や搬入に追われて、請求と入金の確認が後回しになりがちです。金額が大きい分、抜けが見つかったときの影響も小さくありません。
この記事は、手配から先の「お金の流れ」に目を向けて、請求と入金の確認漏れを減らす工夫を、紙やExcelでできる範囲でまとめたものです。手配の側の話は、イベント用品レンタルの手配ミスを防ぐには？にまとめました。
請求・入金で、つまずきやすい場面
たとえば、こんな場合です（例え話です）
大型催事が終わって、次の案件の手配に追われているうちに、先月の案件の請求書を出していないことに月末に気づいた。別の案件は請求書を出したが、入金の確認をしていないまま、支払期限を過ぎていた。
よくあるつまずきは、次のような場面です。
- 請求書を出し忘れる。撤収や回収が終わっても、請求の段階へ進めていない
- 見積と請求の金額が食い違う。数量の変更を、請求書へ反映していない
- 入金の確認が遅れる。請求はしたが、入金日が空のまま支払期限を過ぎている
- 一部だけの入金や、名義違いの振込。どの案件の入金か、すぐに分からない
- 締め日・支払期限が取引先ごとに違う。見るべき日が人の記憶に頼りになる
「どこまで済んだか」を、3つの日付と状態で見る
請求と入金を見る時は、案件ごとに次の3つの日付を持つと、状況が分かりやすくなります。
- 請求日：請求書を出した日（空なら、まだ出していない）
- 支払期限：取引先ごとの、支払いの約束の日
- 入金日：入金を確認した日（支払期限を過ぎても空なら、確認が要る）
これに、「未請求」「請求済み」「入金済み」の3つの状態を添えると、案件の位置がひと目で分かります。
紙・Excelでできる工夫
- 案件ごとに1行の一覧を作る。案件番号は、見積書・手配書・請求書と同じものにそろえます
- 週に1回、同じ曜日に見る。「請求日が空」「入金日が空で期限切れ」の2つだけを見ます
- 見積（変更後）と請求額を、書く前に合わせる。数量の変更があった案件は特に
- 確認した日と人を残す。「誰が、いつ見たか」が分かれば、見落としに気づけます
紙の台帳、Excelの一覧、会計ソフトだけで管理する場合を、請求・入金の面で比べると、次のようになります。
| やり方 | 向いていること | 注意したいこと |
|---|---|---|
| 紙の台帳 | 書き足しが速い。現場や事務所で、すぐ見られる | 最新かどうか分かりにくい。集計に手間がかかる |
| Excelの一覧 | 並べ替えや、期限切れの抽出ができる | 更新が人の手作業。誰かが書き換えて、ずれることがある |
| 会計ソフトだけ | 入金の記録や、仕訳に強い | 「請求書を出したか」「どの案件か」は、別に見る必要が出ることがある |
操作して見る：請求・入金チェック表の書き方
それでも残ること
- 更新の漏れ。入力は人がするので、忙しい時期ほど後回しになります
- 見積から請求への転記ミス。数量や金額を書き写す手間と、ずれが残ります
- 担当者ごとに管理が違う。請求を出す人と、入金を見る人が別だと、状況が見えません
- 口頭の約束が残らない。支払いの延期や分割など、電話で決まったことは記録されません
チェック表は、こうした抜けに気づくための道具です。請求書そのものや、会計の記録を自動でそろえるものではありません。
【無料書式】請求・入金チェック表
請求したか、入金されたかを、案件ごとに1行で確かめる1枚です。週に1回、同じ曜日に見る前提で作りました。
- 「③請求額」は、変更後の見積と合っているかを確かめてから書きます
- 「⑥入金日」が空のまま支払期限を過ぎたら、確認する案件です
- 一部だけの入金や名義の違いは、下の「要確認・メモ」に書きます
- 個人の口座番号などは書かず、「どこを見ればよいか」だけにしてください
請求・入金チェック表
請求したか、入金されたかを、案件ごとに1行で確かめる。週に1回、同じ曜日に見る。
① 請求・入金の一覧（1案件1行）
| ① 案件番号・案件名 | ② 請求先 | ③ 請求額（税込） | ④ 請求日 | ⑤ 支払期限 | ⑥ 入金日 | ⑦ 状態 |
|---|---|---|---|---|---|---|
⑦ 状態の記入のしかた
- 未請求（請求日が空）
- 請求済み（入金日が空）
- 入金済み（入金日あり）
- 一部入金・名義違い（下の欄にメモ）
今週、見ること
- 請求日が空の案件は、ないか（搬入・撤収が済んだ案件）
- 支払期限を過ぎて、入金日が空の案件は、ないか
- 見積（変更後）と、請求額が合っているか
- 一部入金・名義違いのものを、メモしたか
要確認・メモ（食い違い・取引先へ確認すること）
DEEPOT コラム deepot.jp/deepot-column/
よくある質問
請求書の出し忘れを防ぐには、何から始めればよいですか？
案件ごとに「請求日」の欄を持ち、搬入や撤収が終わった案件の請求日が空のままになっていないかを、週に1回、同じ曜日に見る方法があります。最初から複雑な管理表は要りません。1枚の一覧からで始められます。
入金が確認できないときは、どう動けばよいですか？
まず自社の記録（請求額・請求日・支払期限）に間違いがないかを確かめます。そのうえで、取引先へ確認します。連絡の時期や伝え方は、取引先との関係で変わるので、社内で決まりを作っておくと迷いません。
一部だけ入金されたときは、どう記録しますか？
入金日と入金額を分けて書き、残りの金額と、その理由（分割・名義の違いなど）を「要確認・メモ」の欄に書きます。入金日の欄だけを埋めると、残りがあることが見えなくなります。
まとめ｜請求と入金を、同じ1枚で見る
請求・入金の確認漏れを減らすために、紙やExcelでも始められるのは、次の3つです。
- 案件ごとに、請求日・支払期限・入金日を持つ
- 週に1回、同じ曜日に「空の欄」だけを見る
- 確認した日と人を残す
まずは進んでいる案件を数件選び、このチェック表を1枚書いてみてください。空の欄が見つかったら、それが見直す場所です。
ただ、案件が増えると、書き足す手間と、最新かどうかを確かめる手間が積み重なります。そこから先は、案件の情報を1か所にまとめる「仕組み」の話になります。
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