担当者が休んでも困らない、案件引き継ぎメモの作り方【印刷して使える無料書式】

担当者が急に休んだとき、代わりの人が案件の状況をすぐ分かるでしょうか。

書類はそろっていても、「最新の変更は何か」「協力会社へ連絡したか」「次に何をする日か」は、担当者の頭の中にしかないことがあります。以前のコラム「イベント用品レンタルの手配ミスを防ぐには？」でも書いたとおり、案件は基本的に担当者が1人で対応するので、その人が書き残さなければ、ほかの人には状況が分かりません。

この記事は、そうなる前にできる備えとして、案件の引き継ぎメモの作り方をまとめたものです。紙1枚で始められる書式も付けました。「これで案件が止まらなくなる」とまでは言えません。ただ、担当者以外の人が、迷わず確かめを始められる状態にはしやすくなります。

担当者が休んだとき、案件のどこで困るのか

たとえば、こんな場面です。

ここで分かるのは、「書類があること」と「次の作業が分かること」は別だということです。私の経験でも、社員の出入りが激しい時期は、案件の状況が担当者の頭の中にしかないと、引き継ぎで抜けが出ました。

引き継ぎで必要なのは、案件の「現在地」と「次の作業」

全部の経緯を書き写す必要はありません。代わりの人が最初に知りたいのは、次の3つです。

1. 決まっていること：日程、数量、搬入場所など。いつ変わったかも添える
2. まだ決まっていないこと：お客様や協力会社の返事待ち、確認中のこと
3. 次にやること：誰が、いつまでに、何をするか

操作して見る：メモが書き上がるまで

この3つが見えれば、担当者に電話がつながらなくても、確かめる順番が分かります。逆に、決まったことと返事待ちのことが混ざっていると、読む人は「どこまで進んでいるのか」を判断できません。

紙・Excelでできる、案件引き継ぎの工夫

今の紙やExcelの運用でも、次のことはすぐ始められます。

• 案件ごとに同じ様式を使う。案件によって書き方がばらばらだと、読む人が探す手間が増えます
• 最新の1枚を置く場所を決める。古いメモは「旧」と書いて下げるか、置かない
• 更新した日時と、書いた人を残す。いつ時点の情報かが分かります
• 「完了」「未完了」「返事待ち」を混ぜない。3つを分けて書くだけで、読みやすさが変わります

紙・共有のExcel・メールやチャットを、引き継ぎの面で比べると、次のようになります。

どれかが正解というより、「最新はどれか」「誰が更新するか」を決めておくことが肝心です。

引き継ぎメモだけでは解決しにくいこと

引き継ぎメモは役に立ちますが、万能ではありません。紙やExcelの運用では、次のことが残ります。

• メモの更新漏れ。書き足すのは人なので、忙しい時期ほど後回しになります
• 古い版を見てしまうこと。どれが最新かを、毎回確かめる手間が要ります
• 書類や在庫表とのずれ。メモに書いた数量と、見積書・手配書の数量が合っているかは、別に確かめる必要があります
• 口頭で決まったことが残らないこと。電話で決まったことは、誰かが書かなければ記録されません

つまりメモは、情報を集める手段です。見積書・手配書・在庫の内容を自動でそろえるものではありません。直前の変更が入ったときの確認は、直前変更チェックシートのほうが向いています。

【無料書式】1案件1枚の「案件引き継ぎメモ」

担当者が不在のときに、案件の状況を確認するための1枚です。⑥⑦⑧に紙面の半分ほどを使うようにしました。実際の引き継ぎで大事なのは、変更・未完了・注意することだからです。

このメモを印刷する（A4・1枚）

• ⑥「最新の決定・変更」には、「いつ、何が変わったか」を書きます。変更がなければ「なし」と書きます
• ⑦「未完了の作業」は、やること・担当・期限の3つを書きます
• ⑨は、連絡先を全部書き写さず、「協力会社の担当者名」「見積書の保管場所」など、どこを見ればよいかを書きます。個人の携帯番号などは、管理している連絡先の一覧を参照する形にしてください

よくある質問

案件の引き継ぎメモは、いつ書けばよいですか？

受注した後や担当者が変わるときを起点に、大事な決定や変更があったときに書き足す方法があります。休む直前にまとめて書く運用だと、急に休んだときには間に合いません。1案件1枚を決まった場所に置き、変更のたびに更新日時を書き換えるのが、紙でも始めやすい形です。

見積書や手配書があれば、引き継ぎメモは要りませんか？

帳票には商品・数量・金額が書いてあっても、お客様への返事待ちのことや、次に誰が何をするかまでは分からないことがあります。メモは帳票の代わりではなく、帳票だけでは見えない「いまの状況」を補うものです。

紙とExcelでは、どちらで引き継ぐのがよいですか？

現場で直接見ることが多いなら紙、離れた人どうしで更新するなら共有のExcelが候補になります。どちらでも、最新はどれか、誰が更新するかを決めておくことが大切です。複数人が書き換える場合は、更新のしかたと置き場所をそろえてください。

まとめ｜担当者以外にも分かる状態をつくる

引き継ぎメモで残したいのは、次の3つです。

1. いま何が決まっているか
2. まだ決まっていないことは何か
3. 次に誰が何をするか

まずは進んでいる案件をひとつ選び、このメモを1枚書いてみてください。担当者でない人が読んで、分かるかどうかを確かめます。分からないところが、引き継ぎで抜けやすい部分です。

ただ、案件が増えると、メモを書き足す手間と、最新かどうかを確かめる手間が積み重なります。そこから先は、案件の情報を1か所にまとめる「仕組み」の話になります。