見積書の「一式」「セット」の数え方｜在庫の単位がずれる理由と、部材で整理する方法【印刷用・PDF】
18秒の解説動画（音声なし）。再生ボタンを押すと読み込みます。
動画の内容：見積書は「セット」で書くが、在庫は「部材」で数える。そこで、セットと部材の整理表1枚に、セット名・部材名・1セットあたりの数量・今回のセット数・必要な部材数・手元の空き・不足を書いておくと、足りるかどうかを部材ごとに確かめられる、という流れです。
見積書には「ガラスケース（中棚あり）」と書いてあるのに、倉庫に「中棚あり」の在庫はない。あるのは、ケース本体と、棚と、扉。
見積書に書く単位と、在庫を数える単位がずれていると、「足りるのか、足りないのか」を答えるだけで時間がかかります。
この記事は、展示会・イベント用品のレンタルで起きる、「セット」と「部材」の数え方のずれと、その整理のしかたを、紙やExcelでできる範囲でまとめたものです。在庫の数え方の全体は、在庫管理をExcelで続ける時の限界と工夫にまとめました。
見積は「構成」、在庫は「部材」
見積書は、お客様が選ぶ形で書きます。本体、中棚、段の数、扉の種類、のように、構成で出すことが多いはずです。一方、倉庫で数えるのは、ケース本体、ガラス棚、扉といった部材です。
たとえば、こんな場合です（例え話です）
見積書に「ガラスケース・中棚あり・扉は両開き」とある。倉庫には、ケース本体が5台、ガラス棚が12枚、両開き扉が3組あるが、次の案件のために倉庫の人が組み替えた状態で戻ってきたものもあり、「中棚あり」が何台あるのかは、誰も数えていない。
部材は、倉庫の人が都度組み替え、返却されたときはその状態のまま保管されることがあります。そうなると、「中棚ありのガラスケースの在庫」という数字は、そもそも存在しません。数えられるのは、部材の数だけです。
同じ高さでも、部材の組み合わせは一通りではない
たとえば、ステージのようなものを、高さごとの完成品で在庫に持つと、合わなくなります。ステージの高さは、ライザーという部材を継ぎ足して作るので、同じ高さでも、組み合わせが違います。
簡易ステージの例
高さ1200mmは、600mmのライザーを2本使っても、300mmのライザーを4本使っても、作れます。高さの品番（たとえば「1200」）で在庫を持つと、どの組み合わせで作ったかによって、使う部材の本数が変わり、必ず合わなくなります。
だから、ライザーと天板のように、部材ごとに数えるのが、合わなくならない数え方です。
セットを部材に分けて、足りるかを確かめる
見積のセットを、部材に分けると、足りるかどうかを部材ごとに確かめられます。考え方は、次の3つの掛け算と引き算です。
- 1セットあたりの数量：1セットに、その部材がいくつ要るか
- 必要な部材数：1セットあたりの数量 × 今回のセット数
- 不足：必要な部材数 − 手元の空き（0より大きければ手配が要る）
操作して見る：セットを部材に分けて、足りるかを確かめる
紙・Excelでできる工夫
- セットと部材の対応表を1つ作る。セット名ごとに、部材と1セットあたりの数量を書いておきます
- 在庫は、部材で数える。完成品（セット）の数は、数えません
- 返却のとき、組み替えを記録する。どの状態で保管したかを、メモに残します
- 同じ部材を使う別のセットは、合計して見る。別々の案件で同じ部材を使うと、足りなくなりやすい部材です
それでも残ること
- 対応表の更新。新しいセットや、部材の入れ替えのたびに、手で直す必要があります
- 掛け算・足し算の手間。案件が増えると、部材ごとの合計を出すのに時間がかかります
- 倉庫での組み替えが見えない。返却時の状態を記録しないと、次の人には分かりません
- 品番の増殖。組み合わせごとに品番を作ると、数が増えて、管理できなくなります
整理表は、足りるかどうかを部材ごとに確かめるための道具です。倉庫の実際の組み替えの状況を、自動で教えてくれるものではありません。
【無料書式】セットと部材の整理表
見積のセットを部材に分けて、足りるかを確かめる1枚です。案件ごとに1枚、書いてみてください。
- 「①セット名」は、見積に書くセット名と同じにします
- 「③1セットあたりの数量」は、対応表の数量を書き写します
- 「⑤必要な部材数」は、③×④で出します。同じ部材を使う別のセットは、部材ごとに足し合わせます
- 「⑦不足」が0より大きい部材が、手配する部材です
セットと部材の整理表
見積のセットを部材に分けて、足りるかを部材ごとに確かめる。計算のしかたは下に書いてある。
セットと部材の一覧
| ① セット名 | ② 部材名 | ③ 1セットの数量 | ④ 今回のセット数 | ⑤ 必要な部材数 | ⑥ 手元の空き | ⑦ 不足 |
|---|---|---|---|---|---|---|
計算のしかた
- ⑤ 必要な部材数 ＝ ③ 1セットの数量 × ④ 今回のセット数
- ⑦ 不足 ＝ ⑤ 必要な部材数 − ⑥ 手元の空き（0より大きければ手配が要る）
- 同じ部材を使う別のセットがあるときは、部材ごとに⑤を足し合わせてから、⑦を出す
返却のとき（部材の組み替えがあったら）
- 部材の組み替えがあった
- どの状態で保管したか、下にメモした
組み替え・保管のメモ
DEEPOT コラム deepot.jp/deepot-column/
よくある質問
見積書の「一式」は、在庫の数え方にどう影響しますか？
「一式」と書いた中身が、どの部材で、いくつなのかが決まっていないと、足りるかどうかを部材ごとに確かめられません。見積の「一式」は、中身の部材と数量を、別の表（対応表）に書いておくと、あとで数え直さずに済みます。
セット品の在庫は、完成品で数えてはいけませんか？
倉庫で部材を組み替える運用では、完成品の在庫の数が実際と合わなくなりやすいため、部材で数える方法があります。ただし、組み替えが起きない商品（完成品のまま出し入れするもの）は、完成品で数えても問題ありません。
部材の組み替えを、どう記録すればよいですか？
返却のとき、どの部材がどの状態で保管されているかを、メモに書く方法があります。次の案件で使う人が、組み直さなくてよい状態か、組み直しが要る状態かを、見て分かるようにしておきます。
まとめ｜セットは、部材に分けて数える
「一式」「セット」と在庫のずれを減らすために、紙やExcelでも始められるのは、次の3つです。
- セットと部材の対応表を作る
- 在庫は、部材で数える
- 必要な部材数と不足を、掛け算と引き算で出す
まずは、よく出るセットを1つ選んで、整理表を書いてみてください。部材が書き出せないセットがあれば、そこが在庫が合わなくなる原因かもしれません。
ただ、セットが増えると、対応表の更新と、部材ごとの計算の手間が大きくなります。そこから先は、案件の情報を1か所にまとめる「仕組み」の話になります。
DEEPOTについて
DEEPOTは、展示会・イベント用品のレンタル会社向けの業務システムです。Excelで回している仕事を、そのままの形でシステムに。見積の明細の横に、その日の在庫の空き（足りる・不足）が表示されます。セット品を部材でどう数えるかは、会社ごとに整理が要るため、導入の前に一緒に決めます。登録なしで触れる体験用の画面（架空のデータ）があります。